Η Hypersystems συνεχίζοντας την μακρόχρονη συνεργασία της με την δραστήρια ομάδα της Περιφερειακής Ένωσης Δήμων Δυτικής Μακεδονίας (πρώην ΤΕΔΚ Ν. Γρεβενών, Καστοριάς, Κοζάνης, και Φλώρινας) εγκατέστησε στα κεντρικά γραφεία ένα ολοκληρωμένο σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων βασισμένο στο ΑΡΧΕΙΟΝ-XML.
Τα κυριότερα χαρακτηριστικά της εγκατάστασης είναι:
- Ηλεκτρονική πρωτοκόλληση εγγράφων
- Επισύναψη εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή και μέσω scanner
- OCR στα ψηφιοποιημένα έγγραφα
- Αναζήτηση με οποιαδήποτε λέξη ή φράση στα έγγραφα
- Μετάπτωση δεδομένων από το προηγούμενο σύστημα
- Πρόσβαση μέσω web από οποιοδήποτε browser μέσω ασφαλούς διασύνδεσης
Τα κυριότερα οφέλη είναι:
- Ευκολία στην αναζήτηση
- Ασφάλεια στην διαχείριση και αρχειοθέτηση των εγγράφων
- Ταχύτερη διεκπεραίωση στην απάντηση των εισερχόμενων εγγράφων
- Μείωση του φυσικού χώρου αποθήκευσης
- Πρόσβαση από γεωγραφικά διεσπαρμένες οργανικές μονάδες
