Ψηφίστηκε η νομοθετική ρύθμιση για την διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και άλλων εγγράφων στο Δημόσιο αποκλειστικά μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) (άρθρο 24, Νόμος 4440/2016).
Σύμφωνα με το άρθρο προβλέπεται ότι όλες οι διαδικασίες που καταλήγουν στην έκδοση διοικητικών πράξεων εκ μέρους των φορέων του δημοσίου, όπως η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση της υπογραφής, καθώς και λοιπές διαδικασίες χειρισμού εγγράφων εντός της κάθε υπηρεσίας, όπως η χρέωση προς ενέργεια εισερχόμενων εγγράφων, η εσωτερική διακίνησή τους καθώς και η αρχειοθέτηση αυτών, πραγματοποιούνται αποκλειστικά μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) με χρήση προηγμένης ψηφιακής υπογραφής και χρονοσήμανσης.
Σε διαφορετική περίπτωση τα έγγραφα δεν θα έχουν ισχύ.
Σύμφωνα με την αιτιολογική έκθεση (-> άρθρο 24, σελ. 16-20) η οποία βασίζεται στην μελέτη του ΙΟΒΕ από το 2014, τα οφέλη του δημοσίου από τη χρήση των ψηφιακών υπογραφών και της ηλεκτρονικής διακίνησης των εγγράφων θα μπορούσαν να ανέλθουν στα 400 εκατομμύρια ετησίως!
Η διάταξη τίθεται σε ισχύ από 1/7/2017 για τα Υπουργεία και από 1/1/2019 για ‘όλους τους άλλους φορείς του Δημοσίου.
Η Hypersystems με το ΑΡΧΕΙΟΝ-XML καλύπτει πλήρως τις απαιτήσεις του άρθρου για τα Συστήματα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγράφων (ΣΗΔΕ) καθώς προσφέρει όλες τις απαιτούμενες προδιαγραφές:
- Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων σε οποιαδήποτε μορφή (doc, pdf, email κλπ)
- Προηγμένες ηλεκτρονικές υπογραφές (ψηφιακές υπογραφές – digital signatures) με έγκυρα πιστοποιητικά (certificates)
- Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων για προσυπογραφή και συνυπογραφή (διαδικασία εγκρίσεων, υπογραφών και ακριβούς αντιγράφου)
- Διαλειτουργικότητα με ΣΗΔΕ άλλων φορέων για ανταλλαγή εγγράφων ψηφιακά υπογεγραμμένων
