Στις 25/6/2013 ξεκίνησε η παραγωγική λειτουργία συστήματος Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου στο Βιοτεχνικό Επιμελητήριο της Αθήνας (ΒΕΑ). Το ΒΕΑ επέλεξε το ΑΡΧΕΙΟΝ-XML για την ηλεκτρονική πρωτοκόλληση, διαχείριση και διακίνηση των εγγράφων αλληλογραφίας.
Η Hypersystems ανέλαβε την υλοποίηση με το ΑΡΧΕΙΟΝ-XML, σύμφωνα με τον Κανονισμό Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, τα πρότυπα διαλειτουργικότητας και τα πρόσφατα Προεδρικά Διατάγματα για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, τη Χρονοσήμανση και τις Ψηφιακές Υπογραφές. Η λύση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με το ΑΡΧΕΙΟΝ-XML επιτρέπει την:
- Αυτόματη απόδοση Αριθμού Πρωτοκόλλου
- Διατήρηση μεταδεδομένων σύμφωνα με τις ανάγκες του ΒΕΑ
- Δυνατότητα επισύναψης εγγράφου
- Ροή Εργασιών (δρομολογήσεις) από και πρός όλους τους χρήστες της εφαρμογής βάσει κανόνων οι οποίοι είναι σύμφωνοι με τις λειτουργίες του BEA
- Υποστήριξη ψηφιακών υπογραφών και διαλειτουργικότητας
- Δυνατότητα καταχώρησης εγγραφών από το χειρόγραφο Βιβλίο Πρωτοκόλλου (παλαιά έγγραφα)
Το λογισμικό ΑΡΧΕΙΟΝ-XML αντικατέστησε το υπάρχον χειρόγραφο Βιβλίο Πρωτοκόλλου του ΒΕΑ. Το σύστημα λειτουργεί στις εγκαταστάσεις του ΒΕΑ, σε server με λογισμικό Oracle Linux και VΜware.
Το πλήθος των εγγράφων είναι της τάξης των 4.000 ετησίως
ΩΦΕΛΗ ΓΙΑ ΤΟ ΒΕΑ
- Δραματική μείωση του όγκου των φωτοτυπούμενων εγγράφων
- Μείωση του συνολικού χρόνου χρέωσης των εισερχομένων εγγράφων
- Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των πρωτότυπων εγγράφων (εισερχομένων και εξερχομένων)
- Σύνθετες Αναζητήσεις Εγγράφων, Αναφορές Βιβλίου Πρωτοκόλλου
- Ιστορικό των χρεώσεων και κοινοποιήσεων του κάθε εισερχομένου εγγράφου
