Με απόλυτη επιτυχία εγκαταστάθηκε στο παραγωγικό περιβάλλον της ΣΤΑ.ΣΥ. Α.Ε. το λογισμικό ΑΡΧΕΙΟΝ-XML της Hypersystems για την ηλεκτρονική διαχείριση και διακίνηση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας.
Η εταιρεία ΣΤΑ.ΣΥ. Α.Ε. δημιουργήθηκε από τη συνένωση των :
- Αττικό Μετρό Εταιρεία Λειτουργίας (Α.Μ.Ε.Λ)
- Ηλεκτρικός Σιδηρόδρομος Αθηνών Πειραιώς (Η.Σ.Α.Π)
- ΤΡΑΜ Α.Ε.
Πριν την συνένωση κάθε εταιρία είχε το δικό της λογισμικό διαχείρισης εγγράφων. Μετά από αξιολόγηση της καταλληλότερης λύσης για το ενιαίο λογισμικό της ΣΤΑ.ΣΥ Α.Ε. επιλέχθηκε μεταξύ των τριών υπαρχόντων συστημάτων το λογισμικό ΑΡΧΕΙΟΝ-XML της Hypersystems, το οποίο εξυπηρετούσε έως τότε τις ανάγκες της ΗΣΑΠ Α.Ε.
Τα κυριότερα χαρακτηριστικά της λύσης είναι:
- Ηλεκτρονική διαχείριση, πρωτοκόλληση και διακίνηση εγγράφων (Eισερχόμενα, Eξερχόμενα, Eσωτερικά κλπ)
- Αυτόματη Συσχέτιση εισερχομένων και εξερχόμενων εγγράφων και δυνατότητα μετάβασης σε όλα τα συσχετιζόμενα έγγραφα
- Παρακολούθηση αλληλογραφίας (δυνατότητα ανεύρεσης και ανάκλησης κάθε εγγράφου μέσω αναζητήσεων)
- Εκτυπώσεις με τη χρήση της λειτουργίας της αναζήτησης
- Περιβάλλον Oracle 11g, J2EE application server, Linux
- Πρόβλεψη για λειτουργία στο σύνολο των υπαλλήλων του ενιαίου Φορέα
- Μετάπτωση των παλαιών δεδομένων από τα αρχεία των φορέων ΑΜΕΛ
- Αυτόματη ενημέρωση των αρμόδιων υπαλλήλων για έγγραφα μέσω email
Η εφαρμογή αναμένεται να εξυπηρετεί άνω των 25.000 εγγράφων αλληλογραφίας ετησίως καθώς και 10.000 έγγραφα εσωτερικής αλληλογραφίας.
Το όφελος είναι σημαντικό αν σκεφτεί κανείς την δυνατότητα για διαλειτουργικότητα μεταξύ των φορέων, την άμεση επικοινωνία και γρήγορη αναζήτηση στοιχείων και εγγράφων. Συγκεκριμένα εκτιμάται ότι θα βελτιώσει τον χρόνο διεκπεραίωσης της αλληλογραφίας, θα διευκολύνει την αναζήτηση αρχειοθετημένων εγγράφων, θα μηδενίσει την πιθανότητα απώλειας εγγράφων και θα συντελέσει στον εκσυγχρονισμό και την αύξηση της παραγωγικότητας.
