Από την 1 Ιανουαρίου του 2012 έχει τεθεί σε παραγωγική λειτουργία το ολοκληρωμένο σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου – Διαχείρισης και Διακίνησης Εγγράφων που υλοποιήθηκε για το ΤΕΙ Πάτρας έπειτα από διενέργεια σχετικού διαγωνισμού.
Η Hypersystems ανέλαβε την υλοποίηση με το ΑΡΧΕΙΟΝ-XML, σύμφωνα με τον Κανονισμό Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών και τα πρότυπα διαλειτουργικότητας. Η λύση ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου βασίζεται στο ΑΡΧΕΙΟΝ-XML επιτρέποντας:
- Αυτόματη απόδοση Αριθμού Πρωτοκόλλου
- Διατήρηση μεταδεδομένων σύμφωνα με τις ανάγκες του ΤΕΙ
- Δυνατότητα επισύναψης εγγράφου τόσο στην αρχική του μορφή, όσο και σε PDF
- Ροή Εργασιών (δρομολογήσεις) από και πρός όλους τους χρήστες της εφαρμογής βάσει κανόνων οι οποίοι είναι σύμφωνοι με τις λειτουργίες του ΤΕΙ
- Αποστολή των καταχωρημένων στην εφαρμογή εγγράφων, αυτόματα με e-mail σε εξουσιοδοτημένα άτομα, τα οποία δεν είναι χρήστες της εφαρμογής
- Χρήση ψηφιακών υπογραφών και διαλειτουργικότητας
Tο λογισμικό ΑΡΧΕΙΟΝ-XML αντικατέστησε την παλαιά εφαρμογή του Κεντρικού Πρωτοκόλλου και την χειρόγραφη τήρηση βιβλίων των Σχολών του ΤΕΙ καθώς και των Τμημάτων τους. Το σύστημα λειτουργεί στις εγκαταστάσεις του ΤΕΙ (Πάτρα) όπου κα εξυπηρετεί τις Σχολές ΣΔΟ, ΣΕΥΠ, ΣΤΕ με τα Τμήματα αυτών, καθώς και στα Παραρτήματα Αιγίου, Αμαλιάδας και Πύργου.
Το πλήθος των εγγράφων είναι μεγαλύτερο των 30.000 ετησίως
ΩΦΕΛΗ ΓΙΑ ΤΟ ΤΕΙ
- Δραματική μείωση του όγκου των φωτοτυπούμενων εγγράφων
- Ενιαίο Πρωτόκολλο (εξυπηρέτηση στις Αναζητήσεις, στατιστικά)
- Ενσωμάτωση διαδικασιών, αποστολή e-mail από παραρτήματα σε πρωτόκολλο κτλ
- Μείωση του συνολικού χρόνου διεκπεραίωσης των εγγράφων (Εξερχόμενο από μία Σχολή-Εισερχόμενο στη Διοίκηση του ΤΕΙ)
