Μετά την επιτυχημένη αναβάθμιση του ΑΡΧΕΙΟΝ-XML στην Κεντρική Υπηρεσία του ΥΠΕΞ, σειρά πήραν οι μεγάλες Αρχές του Εξωτερικού και συγκεκριμένα:
- Η Μόνιμη Αντιπροσωπεία της Ελλάδας στον ΟΗΕ στην Νέα Υόρκη (ΜΑ – ΟΗΕ)
- Η Μόνιμη Αντιπροσωπεία της Ελλάδας στην Ευρωπαϊκή Ένωση, στις Βρυξέλλες (ΜΑ – ΕΕ)
To ΑΡΧΕΙΟΝ-XML εγκαταστάθηκε στις Αρχές σε πλήρη έκδοση και με όλα τα απαραίτητα υποσυστήματα (διαχείριση εγγράφων, ροή εργασιών, επικοινωνίες, fax, ocr, διαβάθμιση, print, log κλπ) εξυπηρετώντας όλες τις θέσεις εργασίας.
Τα οφέλη που προκύπτουν για το ΥΠΕΞ από τα συστήματα και την διαλειτουργικότητά τους είναι:
- Δραματική μείωση του όγκου των εγγράφων που διακινούντο με FAX
- Δραματική μείωση του όγκου των φωτοτυπιών εντός των οργανισμών
- Μείωση του κόστους αποστολής fax και γενικότερα σε όλα τα τηλεπικοινωνιακά κόστη
- Αυτοματοποίηση των διαδικασιών εισόδου (αρχειοθέτηση)
- Αυτοματοποίηση των διαδικασιών εξόδου (εγκριτική διαδικασία)
- Πρόσθετη ασφάλεια για τα βιαβαθμισμένα έγγραφα που διακινούνται μέσω του υποσυστήματος Communication Manager
Με την επιτυχή υλοποίηση του ΑΡΧΕΙΟΝ-XML κεντρικά καθώς και στις δύο μεγάλες Αρχές, οι υπάλληλοι έχουν εύκολη προσαρμογή καθώς και παρόμοιο περιβάλλον εργασίας παντού.
Στη συνέχεια προγραμματίζεται η σταδιακή επέκταση του συστήματος στις υπόλοιπες Αρχές Εξωτερικού με κατάλληλα διαμορφωμένα συστήματα (για τις μεγάλες, τις μεσαίες και τις μικρές) και με οφέλη όπως:
- Ταχύτητα και Αξιοπιστία
- Ασφάλεια
- Μείωση κόστους
- Αυτοματοποίηση διεργασιών
- Ενιαίο περιβάλλον εργασίας